PAPERINEN OSAKEKIRJA ON MUUTETTAVA SÄHKÖISEKSI: MITÄ, MITEN, MILLOIN?

Taloyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Kun taloyhtiö on huoneistotietojärjestelmässä, Maanmittauslaitos vastaa osakeluettelon ylläpidosta ja osakeluettelon saa huoneistotietojärjestelmästä. Siirto on asunto-osakeyhtiöille pakollinen. Maanmittauslaitos ei peri taloyhtiöiltä maksua osakeluettelon siirrosta, kun siirto tehdään vuoden 2023 loppuun mennessä. Sähköinen rekisteri helpottaa esimerkiksi asuntokauppaa ja isännöintiä. Samalla se poistaa osakkeenomistajilta huolen osakekirjan häviämisestä. Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, taloyhtiön ei enää tarvitse huolehtia sen ylläpidosta. 

Siirron voi tehdä isännöitsijä, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai henkilö, joka on valtuutettu siirron tekemiseen. Osakeluettelon siirto on hyväksyttävä taloyhtiön hallituksessa, ja siirrosta pitää ilmoittaa osakkaille. Jos taloyhtiön hallintoa hoitaa ammatti-isännöitsijä, osakeluettelon siirrosta tulee aina ensin ottaa yhteyttä isännöitsijään. Tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiöt siirtävät osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen osakehuoneistoille voidaan tehdä sähköisiä omistuksen ja panttauksen rekisteröintejä.

Siirtymän toisessa vaiheessa jokainen osakas hakee omistukselleen sähköistä omistajamerkintää. Merkintää on haettava 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Samassa yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksessa. Pakollista omistuksen rekisteröinti on jo aiemmin silloin, kun huoneisto vaihtaa omistajaa ensimmäisen kerran osakeluettelon siirron jälkeen. Tällöin uuden omistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta kahden kuukauden kuluessa kaupanteosta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, myös pankki voi hakea omistuksen rekisteröintiä osakkeenomistajan puolesta. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, osakehuoneiston omistustiedot saa Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmästä. 

Osakeluettelon siirrossa osakeryhmät eivät saa poiketa voimassa olevasta yhtiöjärjestyksestä. Jos näin on, yhtiön on ennen osakeluettelon siirtämistä̈ saatettava yhtiöjärjestys ajan tasalle. Taloyhtiö vastaa siirrettävistä tiedoista. Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettäviä tietoja osakeluettelon siirron jälkeen. Taloyhtiön ilmoittamat tiedot siirtyvät sellaisenaan huoneistotietojärjestelmään.

Omistajatieto on siirrossa pakollinen tieto, joten sitä ei voi jättää antamatta. Ellei tietoa viimeisimmästä osakeluetteloon merkitystä omistajasta ole saatavilla, osakeluettelon siirrossa omistajan nimen kohdalle on mahdollista kirjoittaa tieto ”Ei osakeluetteloon merkittyä omistajaa”. Tämä mahdollisuus on tarkoitettu ainoastaan poikkeustapauksia varten ja merkinnän tekemiseksi isännöitsijän on otettava yhteyttä Maanmittauslaitokseen osakeluettelon siirtopalvelun tukeen. Jättäessään omistajatiedon tyhjäksi taloyhtiön on syytä ymmärtää, että asiaan tullaan palaamaan myöhemmin myös taloyhtiön osalta, koska uuden omistajan oikeus jää selvitettäväksi omistuksen rekisteröinnissä. Jos siirrossa ilmoitetaan ”Ei osakeluetteloon merkittä omistajaa”, omistus ei siirron jälkeen näy Maanmittauslaitoksen osakeluettelolla ja tämä puute voi aiheuttaa hankaluuksia sekä omistuksen rekisteröintiä haettaessa että osakeoikeuksien käyttämisessä. Osakkeenomistaja ei esimerkiksi voi osallistua yhtiökokoukseen ennen omistusoikeutensa rekisteröintiä. 

Huoneistotietojärjestelmään rekisteröidään myös rajoituksia, jotka voivat rajoittaa osakkeenomistajan oikeutta käyttää tai luovuttaa osakehuoneistoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ulosmittaus tai lesken hallintaoikeus. Merkinnät tehdään viran puolesta tai hakemuksesta.

Ostajan kannalta on olennaista tietää, onko taloyhtiö ehtinyt siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään ennen kaupantekoa. Mikäli osakeluettelo on nimittäin ennen kauppaa siirretty, on osaketta ensimmäisen kerran siirron jälkeen luovutettaessa ostajan pakko hakea omistusoikeutensa rekisteröintiä ja paperisen osakekirjan mitätöintiä Maanmittauslaitokselta määräajassa. Hakemus tulee tehdä 2 kk kuluessa kaupanteosta. Rekisteröinti maksaa 60 euroa. Jos hakemus myöhästyy, korotetaan hakemusmaksua 20 prosentilla jokaiselta alkavalta kahden kuukauden jaksolta, jonka hakemus viivästyy. Korotusta ei kuitenkaan määrätä niissä tilanteissa, joissa kyseessä on lykkäävin ehdoin tehty osamaksukauppa ja omistusoikeus siirtyy ostajalle vasta yli 2 kk kuluttua kaupanteosta.

Lisätietoa huoneistotietojärjestelmästä: https://www.maanmittauslaitos.fi/huoneistotietojärjestelmä

Seuraava blogi>